В целях совершенствования работы по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Южная Осетия и других архивных документов Правительство Республики Южная Осетия постановляет:

1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке доступа к архивным документам Архивного фонда Республики Южная Осетия.

2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Республики Южная Осетия Пухаева Э.Г.

Председатель Правительства Республики Южная Осетия Д.КУЛУМБЕГОВ

Цхинвал, 22 августа 2014 г.

Положение о порядке доступа к архивным документам Архивного фонда Республики Южная Осетия

1.Общие положения

1.1. Настоящее Положение принимается в целях обеспечения правовой основы организации работы по допуску к архивным документам и по использованию включенной в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия документированной информации в интересах граждан, общества и государства.

1.2. Положение разработано в соответствии с Конституцией Республики Южная Осетия (2001 г.); Законом Республики Южная Осетия «Об Архивном деле в Республике Южная Осетия» от 21 апреля 2007 г.; Законом Республики Южная Осетия «О средствах массовой информации» от 3 ноября 1993 г.; Законом Республики Южная Осетия « О реабилитации жертв политических репрессий» от 25 июня — 2003 г.; Законом Республики Южная Осетия «Об авторском праве и смежных правах» от 12 декабря 2012г.; Законом Республики Южная Осетия «О порядке рассмотрения обращений граждан Республики Южная Осетия» от 11 июня 2008г.; Положением «О Главном архивном управлении Республики Южная Осетия» от 29 января 2009г. и «Положением о Центральном государственном архиве Республики Южная Осетия» от 29 марта 2011 г.

1.3. Действие настоящего Положения распространяется на Центральный государственный архив, архивные отделы Администрации районов и ведомственные архивы Республики Южная Осетия.

1.4. Настоящее Положение устанавливает порядок доступа юридических и физических лиц к архивным документам Центрального государственного архива Республики Южная Осетия, архивных отделов Администраций районов и ведомственных архивов Республики Южная Осетия и использования содержащейся в них информации.

1.5. Порядок доступа к архивным документам и их использования в ведомственных архивах государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций, Государственных музеях и библиотеках Республики Южная Осетия, и в Юго-Осетинском научно-исследовательском институте имени З.Н. Ванеева определяется в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством и настоящим Положением с учетом их правового статуса и особенностей деятельности этих органов и организаций.

1.6. Термины и определения, употребляемые в настоящем положении:

Архивная выписка — документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.

Архивная информация — информация, содержащаяся в архивных документах, архивных справочниках.

Архивная копия — дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.

Архивная справка — документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документальную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

Архивный документ — документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества, а также имеющий ценность для собственника.

Архивный фонд — обособленный комплекс документов, подлежащих государственному хранению, имеющих историческую или иную ценность.

Архивный фонд Республики Южная Осетия — совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия ее народов и составной частью общеосетинского духовного наследия.

Ведомственный архив — архив, осуществляющий хранение документов министерств, ведомств и других организаций до передачи их в государственный архив.

Владелец архивного документа — государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое и физическое лицо, осуществляющее владение или пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Выписка из документа — копия части текстового документа.

Государственный архив — архивное учреждение, входящее в систему архивных учреждений Южной Осетии, осуществляющее комплектование и научно-исследовательскую работу с архивными документами.

Государственное хранение документов — постоянное хранение документов, осуществляемое архивами системы Главного архивного управления Республики Южная Осетия в общественных интересах.

Дело фонда — комплекс документов по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного фонда, ведущееся на каждый архивный фонд.

Досрочный доступ — предусмотренные нормативными актами возможность и условия пользования документами архива до снятия с них установленных ограничений.

Доступ к архивным документам — предусмотренные нормативными актами возможность и условия пользования документами архива.

Единица хранения — физически обособленный архивный документ или архивные документы, заключенные в обособленные обложку, папку.

Конфиденциальная информация — документальная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством.

Обезличивание персональных данных — изъятие из персональных данных той их части, которая позволяет отождествлять их с конкретным человеком.

Опись дел, документов — учетный документ для поединичного и суммарного учета архивных документов, закрепления порядка их систематизации, учета изменений в составе и объеме архивных документов, включенных в данную опись.

Персональные данные — информация (зафиксированная на материальном носителе) о конкретном человеке, которая отождествляется или может быть отождествлена с ним, к персональным данным относятся: биографические и опознавательные данные, личные характеристики, сведения о социальном, семейном положении, образовании, профессии, служебном и финансовом положении, состоянии здоровья и прочие.

Пользование архивными документами — регулируемое правилами ознакомление с архивными документами посредствам их прочтения, просмотра или прослушивания.

Пользователь архивными документами — государственный орган, орган местного самоуправления, юридическое и физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

Режим конфиденциальности персональных данных — нормативно установленные правила, определяющие ограничения доступа, передачи и условия хранения персональных данных.

Субъект персональных данных (субъект) — человек, к которому относятся персональные данные.

Тематическая справка — систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов по определенной теме.

Фондообразователь — учреждение, организация, предприятие, в деятельности которого отложились документы архивного фонда.

2. Доступ к архивным документам Архивного фонда Республики Южная Осетия

2.1. Документы Архивного фонда Республики Южная Осетия, хранящиеся в Центральном государственном архиве и ведомственных архивах, государственных музеях и библиотеках Республики Южная Осетия и в Юго-Осе-тинском научно-исследовательском институте имени З.Н. Ванеева (далее архивов) могут предоставляться гражданам Республики Южная Осетия и иностранным гражданам для поиска, получения и использования необходимой информации.

2.2. Граждане (физические лица) и организации (юридические лица) имеют право осуществлять поиск и получение информации при условии соблюдения требований, установленных действующим в Республике Южная Осетия законодательством и настоящим Положением.

2.3. По категориям доступа архивные документы делятся на открытые , ограниченного доступа и хранящиеся на особых условиях доступа к ним.

2.4. Открытыми являются все архивные документы, доступ к которым не ограничен в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством.

2.5. К архивным документам ограниченного доступа относятся: архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну или иные охраняемые действующим в Республике Южная Осетия законодательством тайны, архивные документы, содержащие персональные (конфиденциальные) данные; архивные документы, собственники или владельцы которых, передавая их в архив, установили в договоре условия доступа к ним и их использования.

2.6. Порядок доступа к открытым архивным документам и использования, содержащиеся в них информации, устанавливается действующим в Республике Южная Осетия законодательством об архивном фонде и архивном деле, в том числе в соответствии с настоящим Положением.

2.7. Доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную тайну, и использование содержащейся в них информации, осуществляется в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством о государственной тайне.

2.8. Доступ к архивным документам, содержащим персональные (конфиденциальные) данные, т.е. сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность, осуществляется в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством и настоящим Положением. Доступ к указанным документам до утраты ими секретности или конфиденциальности, а также их использование осуществляются в установленном порядке.

2.9. Условия доступа к архивным документам, на которые распространяется действие законодательства Республики Южная Осетия об интеллектуальной собственности и их использования, осуществляется с учетом требований действующим в Республике Южная Осетия законодательством об авторском и смежных правах.

2.10. Условия доступа к архивным документам, находящихся в частной собственности, за исключением документов, доступ к которым регламентируется действующим в Республике Южная Осетия законодательством, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

2.11. Доступ к архивным документам, находящимся в собственности общественных, религиозных и иных негосударственных объединений и организаций, осуществляется только с согласия собственника.

2.12. Доступ к архивным документам обеспечивается:

— путем предоставления пользователю архивными документами подлинников и (или) копий необходимых ему документов;

— путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств (научно-справочного аппарата) к архивным документам;

— путем предоставления пользователю печатных изданий из фонда научно-справочной библиотеки.

2.13. В целях создания условий для работы пользователей с документами в архивах создаются читальные залы или выделяются помещения. Выдавать документы для работы пользователям вне помещения архива запрещаются.

2.14. Работа пользователей архивными документами в читальном зале регламентируется «Правилами работы пользователей в читальном зале Центрального государственного архива, утвержденными Главным архивным управлением Республики Южная Осетия.

3. Ограничение на доступ к архивным документам

3.1. Доступ к архивным документам может быть ограничен в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством, а также в соответствии с распорядком собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

3.2. Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую действующим в Республике Южная Осетия законодательством тайну.

3.3. Ограничивается доступ к подлинникам особо ценных и уникальных документов, к документам, находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии, а также к документам, не прошедшим научно-техническую обработку.

3.4. Определение в составе Архивного фонда Республики Южная Осетия особо ценных и уникальных документов осуществляется экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Главного архивного управления Республики Южная Осетия.

3.5. Находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии признаются архивные документы с высокой степенью разрушения материальных носителей, угрожающей физической целостности документов.

З.6. Решение о признании документа находящимся в неудовлетворительном физическом состоянии принимает руководитель архива на основании заключения реставратора и руководителя отдела, ответственного, за хранение архивных документов.

3.7. Ограничивается доступ к архивным документам, содержащим сведения о частной жизни граждан, а также сведения, создающие угрозу для их жизни и безопасности.

3.8. Не может быть ограничен доступ к информации, накапливаемой в открытых фондах архивов, библиотек, музеев Республики Южная Осетия, Юго-Осетинского научно-исследовательского института имени З.Н. Ванеева, государственных органов и государственных организаций и учреждений.

4. Порядок доступа к архивным документам, содержащим персональные данные

4.1. Сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющего идентифицировать его личность, являются его персональными данными.

4.2. Персональные данные, которые в случае обнародования могут нанести субъекту персональных данных ущерб (моральный, материальный, физический), относятся к конфиденциальной информации. Информацию конфиденциального характера содержат данные личных, персональных и уголовных дел.

4.3. Ограничение доступа к документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, устанавливается на 75 лет со времени создания документа.

4.4. Режим конфиденциальности не устанавливается:

— для субъекта персональных данных, который хочет получить доступ к своим персональным данным, при условии, что это не противоречит действующему в Республике Южная Осетия законодательству «О государственной тайне»;

— для доверенного лица субъекта персональных данных, предъявившего соответствующий нотариально заверенный документ, удостоверяющий личность; в случае смерти субъекта данных — для его законного наследника, подтвердившего правонаследование соответствующим документом и предъявившего документ, удостоверяющий личность, при условии, что это не противоречит действующему в Республике Южная Осетия законодательству «О государственной тайне»;

— если в документе содержатся персональные данные, которые не могут быть идентифицированы, а значит, не может быть нанесен ущерб (моральный, материальный, физический) субъекту персональных данных в случае их обнародования;

— если субъектом информации является общественный деятель, занимающий или претендующий на занятие выборной должности. Режим конфиденциальности не снимается с компрометирующих данное лицо персональных данных, если они не были подтверждены в ходе судебного разбирательства.

4.5. По прошествии 75 лет со времени создания документа, содержащего конфиденциальные персональные данные, документ становится общедоступным. Это правило действует для документов государственных организаций и учреждений. Если документы, содержащие персональную информацию, являются частной собственностью физического или юридического лица, то при сдаче их на государственное хранение оно может установить для них продолжительность режима конфиденциальности по своему усмотрению. Если режим конфиденциальности частного юридического или физического лица не был им установлен, то на такие документы остаются ограничения для свободного доступа в течение 75 лет со времени их создания.

5. Порядок доступа к архивным документа, содержащим конфиденциальные данные, до окончания режима их конфиденциальности

5.1. Субъект персональных данных (его доверенное лицо или законный наследник) обладает правом разрешить доступ к своим персональным данным до окончания режима их конфиденциальности, если это не противоречит действующему в Республике Южная Осетия законодательству.

Пользователь получает доступ к указанным в разрешении документам, при условии отсутствия в них конфиденциальных персональных данных других субъектов. Если в указанных в разрешении документах есть персональные данные других лиц, то пользователь может быть допущен к ним по нотариально заверенным разрешениям этих лиц. При отсутствии разрешений пользователю может быть выдана архивная справка, содержащая персональные данные субъекта, давшего разрешение на доступ.

5.2. В том случае, если невозможно узнать мнение субъекта о возможности доступа к его персональным данным до окончания режима конфиденциальности, вопрос о возможности доступа к архивным документам, содержащим конфиденциальные персональные данные, до истечения 75 лет со времени создания документа рассматривает руководитель архива или лицо, обладающее соответствующими полномочиями.

5.3 При рассмотрении вопроса доступа пользователя к персональным данным до окончания 75 лет со времени создания содержащего их документа, руководитель архива (или лицо, обладающее соответствующими полномочиями) рассматривает официальное письмо организации, направившей пользователя в архив, или личное заявление, если пользователь частное лицо. В письме (заявлении) должны содержаться сведения о целях исследования, личности пользователя и гарантии обеспечения конфиденциальности персональных данных.

5.4. В том случае, если цель работы пользователя- подготовка социологического, статистического, демографического и т.д. исследования, в котором персональные данные будут использованы в обезличенном виде, руководство архива дает разрешение на допуск к документам с условием, что полученная пользователем информация будет использоваться только в указанных целях.

5.5. В том случае, если цель исследования — подготовка работы биографического характера (монографии о выдающемся человеке, справки для библиографического словаря, комментариев о лице (лицах)), то пользователь может быть допущен только к тем делам и материалам, которые не содержат конфиденциальных персональных данных. В противном случае ему выдается архивная справка с информацией о данном лице (лицах) или копии документов с обезличенными персоноидентифицирующими данными, тематические справки или ответы на подготовленный им перечень вопросов.

5.6. В том случае если пользователь, являясь частным лицом, занимается генеалогическим поиском или сбором информации о своем предке, роде, в заявлении должна быть указана степень родства, должны быть представлены нотариально заверенные документы ее подтверждающие.

5.7. Доступ к документам, содержащим персональные данные, может быть разрешен только к информации, непосредственно связанной с профилем деятельности или темой исследования пользователя.

5.8. При положительном решении вопроса о доступе в анкете пользователя делается собственноручная запись о том, что он ознакомлен с законодательством о персональных данных и обязуется их соблюдать.

5.9. Разрешение на доступ выдается в письменном виде. Оно может быть оформлено в виде самостоятельного документа или виде визы на письме юридического лица или на личном заявлении пользователя. И в том, и в другом случае должно быть указано, к каким документам пользователь допущен и на каких условиях.

5.10. Отказ о предоставлении доступа также излагается в письменном виде (либо на самом запросе, либо на самостоятельном документе) с указанием причин отказа и ссылкой на соответствующий нормативно-правовой документ.

6. Использование архивных документов

6.1. Архив предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, готовит по их запросам справочно-информационные материалы о составе и содержании хранящихся в архиве документов.

6.2. Архив при наличии соответствующих документов обязан предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с действующим в Республике Южная Осетия законодательством. Предоставление документов во временное пользование производится по акту (приложение № 1).

6.3. Архив на основе имеющихся у него архивных документов и справочно-поисковых средств оказывает пользователю архивными документами платные информационные услуги на договорных условиях.

6.4. Архив предоставляет во временное пользование фондообразователям, правоохранительным и иным уполномоченным органам архивные документы и дела с условием возврата их в установленные сроки.

7. Формы использования архивных документов

7.1. Основными формами использования архивных документов являются:

— информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке, предоставление архивных документов в читальном зале архива;

— экспонирование архивных документов на выставках;

— использование архивных документов в средствах массовой информации;

— проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архив, дней открытых дверей, лекций, докладов, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием архивных документов;

— публикация архивных документов.

7.2. Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копий архивных документов для любых законных целей и любым законным способом.

8. Порядок исполнения запросов пользователей

8.1. Запрос пользователя рассматривается и исполняется архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан — фамилии, имени и отчества) , почтового адреса, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.

8.2. Запрос пользователя рассматривается руководством архива или уполномоченным должностным лицом, направляется на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю и исполняется по архивным документам и (или) печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.

8.3. По запросу, не относящемуся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации пользователь уведомляется об организации или архиве, где хранятся необходимые архивные документы или даются соответствующие рекомендации.

8.4. Руководство архива и отдела справок осуществляют прием граждан, и несут ответственность за организацию приема и рассмотрение их запросов.

8.5. Тематический запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством, либо согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса организаций или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса предварительно согласовывается с пользователем.

8.6. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основании договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

8.7. Информация пользователю предоставляется в форме родословного древа или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможности по исполнению генеалогического запроса пользователю может быть предоставлено право самостоятельного поиска интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

8.8. Запрос гражданина социально-правового характера рассматривается и исполняется в зависимости от хронологических рамок запрашиваемой информации в срок от 3-х до 30 дней. С разрешения руководства архива срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя.

8.9. При исполнении повторного запроса социального-правового характера или составления по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, с теми, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

9. Оформление архивных справок, выписок и копий

9.1 Архивная справка и архивная выписка содержат название информационного документа: «Архивная справка», «Архивная выписка».

9.2. Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат.

9.3. Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не являются препятствием для включения их в архивную справку, но эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения, и неточные названия оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

9.4. Сведения о работе, учебе в нескольких организациях, учебных заведениях включаются в одну архивную справку.

9.5. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

9.6. В конце архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номеров листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта или события.

9.7. В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и заверены печатью архива.

9.8. Архивная справка, предназначенная для использования на территории Республики Южная Осетия, подписывается руководством архива и заверяется печатью архива.

9.9. Архивная справка, предназначенная для направления за пределы Республики Южная Осетия, подписывается руководством архива и заверяется гербовой печатью.

9.10. При отсутствии в архиве архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке архива составляется ответ, подтверждающий неполноту состава или отсутствие архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью архива.

9.11. В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечением из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по вопросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

9.12. В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указывается архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

9.13. Архивная выписка удостоверяется подписью руководителя архива или уполномоченного должностного лица и печатью архива.

9.14. На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов. Все листы архивной копии скрепляются и на месте скрепления заверяются печатью архива и подписью его руководителя или уполномоченного должностного лица. Архивная копия, предназначенная для направления за рубеж, заверяется гербовой печатью и подписью руководителя архива.

9.15. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы высылаются по почте простыми письмами.

9.16. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства — участники СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, высылаются архивом непосредственно в адреса заявителей.

9.17. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, предназначенные для направления в государства, не являющиеся участниками СНГ, включая ответы об отсутствии запрашиваемых сведений, оформляются и вместе с запросами и заявлениями направляются архивам в соответствующий республиканский орган исполнительной власти в установленном порядке.

9.18. Архивная справка, архивная выписка, архивная копия, в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в архив, выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу — при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке. Получатель архивной справки и архивной выписки расписывается на их копиях или на обороте копии сопроводительного письма к ним, указывая дату их получения.

9.19. По письменным заявлениям с разрешения руководителя архива граждане имеют право на получение сохранившихся в архиве подлинников собственных трудовых книжек.

9.20. С изымаемых архивных документов делаются копии, которые приобщаются к делам. Изъятие архивных документов, а также их замена на копии отражаются в листах -заверителях дел и в описях дел.

10. Обслуживание пользователей в читальном зале

10.1. Порядок работы, обязанности сотрудников архива по обслуживанию пользователей в читальном зале архива, их ответственность определяются действующим в Республике Южная Осетия законодательством об Архивном фонде и архивном деле и «Правилами работы пользователей в читальном зале Центрального государственного архива», утвержденными Главным архивным управлением Республики Южная Осетия. Правила устанавливают порядок работы пользователей с открытыми документами и с документами ограниченного доступа.

10.2. Граждане Республики Южная Осетия, ведущие научную работу в соответствии с планом научно — исследовательского учреждения или выполняющие служебное задание, представляют официальное письмо от организации, направившей их в архив. В письме указывается фамилия, имя, отчество исследователя, должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо подписывается руководителем организации или ученым секретарем. Студенты высших учебных заведений оформляются по письму вуза за подписью ректора (проректора, декана) с обоснованием необходимости работы с архивными документами.

10.3. Исследователи, ведущие работу в личном плане, допускаются в читальный зал по заявлению на имя руководителя архива.

10.4. Иностранные исследователи оформляются на основании официального письма принимающей Юго-Осетинской организации, дипломатических представительств и других зарубежных учреждений. В письме указывается фамилия, имя, отчество исследователя, место работы (учебы) и должность, ученая степень (звание), тема и ее хронологические рамки, цель исследования. Письмо удостоверяется подписью руководителя организации.

10.5. Разрешение на работу в читальном зале дается руководством архива на необходимый пользователю срок, но не более одного года. При необходимости продления срока вопрос согласовывается с руководством архива.

10.6. Допуск в читальный зал осуществляется при представлении пользователем документов, удостоверяющих личность.

10.7. Архив предоставляет пользователю открытые документы Архивного фонда Республики Южная Осетия и другие архивные документы, а также справочно-поисковые средства к ним и издания библиотечного (справочно-информационного) фонда.

10.8. Архив обеспечивает доступ пользователя к секретным делам, делам, содержащим конфиденциальную информацию с учетом ограничений, установленных законодательством Республики Южная Осетия, настоящим Положением и условий, которые установили собственники или владельцы архивных документов при их передаче на хранение в архив.

11. Общие требования к выдаче архивных документов из архивохранилища

11.1. Архивные документы выдаются из архивохранилища:

— пользователям в читальный (просмотровый) зал работником архива для служебных целей в рабочие помещения с письменного разрешения, заведующего отделом обеспечения сохранности;

— фондообразователям, судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам во временное пользование при наличии гарантийного письма от них, с письменного разрешения руководителя архива или его заместителя.

11.2. Архивные документы, не прошедшие научного описания и технического оформления, из архивохранилища пользователям не выдаются.

11.3. Выдача из архивохранилища подлинников особо ценных документов, в том числе уникальных , а также документов, находящихся в неудовлетворительном состоянии осуществляется в исключительных случаях с письменного разрешения руководителя архива.

11.4. Выдачу архивных документов из архивохранилища и прием их обратно производит работник архивохранилища. Он же производит полистную проверку наличия и состояния архивных документов перед выдачей их из архивохранилища и при возврате.

11.5. Обязательной полистной проверке наличия и состояния перед выдачей архивных документов из архивохранилища и при их возврате подлежат:

— уникальные и особо ценные документы;

— несброшюрованные архивные документы;

— дела, ранее не выдававшиеся из архивохранилища и не имеющие листов-заверителей;

— дела, содержащие автографы, графические документы, почтовые и гербовые знаки, печати, открытки, конверты с марками и другие архивные документы, представляющие интерес для коллекционеров. Отметка о полистной проверке ставится в листе-заверителе.

11.6. На место выдаваемых из архивохранилища единиц хранения и описей дел, подкладывается карта-заместитель (приложение №2).

11.7. Архивные документы, выдаваемые из архивохранилища, должны иметь архивный шифр, пронумерованные листы, лист-заверитель (приложение №3) и лист использования документов (приложение №4).

11.8. При подготовке к выдаче из архивохранилища отдельных архивных документов, изъятых из дел, на оборотной стороне каждого листа вне текста архивного документа проставляется штамп с архивным шифром.

11.9. Выдача архивных документов в читальный зал оформляется заказом (требованием) на выдачу архивных документов, описей дел (приложение №5) и регистрируется в книге выдачи архивных документов (приложение №6), в которой расписывается работник читального зала. Исполненный заказ (требование) пользователя направляется в читальный зал вместе с выданными архивными документами и хранится в личном деле пользователя.

11.10. Архивные документы выдаются из архивохранилища на срок:

— до одного месяца — пользователям в читальный зал и работникам архива (кроме особо ценных документов, выдаваемых на срок не более двух недель);

— до трех месяцев — фондообразователям;

— до шести месяцев — судебным, правоохранительным и другим уполномоченным органам;

— описи дел выдаются на срок, не превышающий пяти дней.

Продление сроков выдачи архивных документов допускается с разрешения руководства архива.

ПОЯСНИТЕЛЬНЯ ЗАПИСКА

к «Положения о порядке доступа к архивным документам Архивного фонда Республики Южная Осетия»

Настоящее Положение принимается в целях обеспечения правовой основы организации работы по допуску к архивным документам и по использованию включенной в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия документированной информации в интересах граждан, общества и государства.

Действие настоящего Положения распространяются на Центральный государственный архив, архивные отделы Администрации районов и ведомственные архивы Республики Южная Осетия.

Настоящее Положение устанавливает порядок доступа юридических и физических лиц к архивным документам Центрального государственного архива Республики Южная Осетия, архивных отделов Администраций районов и ведомственных архивов Республики Южная Осетия и использования содержащейся в них информации.

Положение разработано в соответствии с Конституцией Республики Южная Осетия (2001 г.); Законом Республики Южная Осетия «Об Архивном деле в Республике Южная Осетия» от 21 апреля 2007 г.; Законом Республики Южная Осетия «О средствах массовой информации» от 3 ноября 1993 г.; Законом Республики Южная Осетия « О реабилитации жертв политических репрессий» от 25 июня — 2003 г.; Законом Республики Южная Осетия «Об авторском праве и смежных правах» от 12 декабря 2012г.; Законом Республики Южная Осетия «О порядке рассмотрения обращений граждан Республики Южная Осетия» от 11 июня 2008г.; Положением о Главном архивном управлении Республики Южная Осетия» от 29 января 2009г. и «Положением о Центральном государственном архиве Республики Южная Осетия» от 29 марта 2011г.».

Наверх