В целях совершенствования работы по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Республики Южная Осетия и других архивных документов Правительство Республики Южная Осетия постановляет:
1. Утвердить прилагаемые Правила отбора, подготовки и передачи документов Архивного фонда Республики Южная Осетия на государственное хранение.
2. Контроль за исполнением настоящего Постановления возложить на заместителя Председателя Правительства Республики Южная Осетия Пухаева Э.Г.
Председатель Правительства Республики Южная Осетия Д.КУЛУМБЕГОВ
Цхинвал, 22 августа 2014 г.
Правила отбора, подготовки и передачи документов Архивного фонда Республики Южная Осетия на государственное хранение
1. Общие положения
1.1. Настоящие Правила отбора, подготовки и передачи документов Архивного фонда Республики Южная Осетия на государственное хранение (далее – Правила) устанавливают источники и порядок комплектования Центрального государственного архива Республики Южная Осетия (далее – ЦГА РЮО) и Архивных отделов Администраций районов Республики Южная Осетия (далее – районные архивы) документами Архивного фонда Республики Южная Осетия (далее – Архивный фонд РЮО) и требования к подготовке документов для передачи их на государственное хранение.
1.2. Действие настоящих Правил распространяется на государственные органы, органы местного самоуправления, государственные организации, учреждения, предприятия, общественные объединения и другие негосударственные организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Южная Осетия и другие документы, подлежащие приему на государственное хранение.
1.3. Государственные и муниципальные музеи и библиотеки Республики Южная Осетия, Юго-Осетинский научно-исследовательский институт им.З.Н.Ванеева руководствуются настоящими Правилами с учетом своего правового статуса и особенностями деятельности.
1.4. Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Южная Осетия «Об архивном деле в Республике Южная Осетия» от 21 апреля 2007 года; Законом Республики Южная Осетия «О средствах массовой информации» от 3 ноября 1993 года; Законом Республики Южная Осетия «Об авторском праве и смежных правах» от 12 декабря 2012 года; Положением «О Главном архивном управлении Республики Южная Осетия» (далее – ГАУ РЮО) от 29 января 2009 года и «Положением о Центральном государственном архиве Республики Южная Осетия» от 29 марта 2011 года.
1.5. Основные термины и определения:
архив – учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющее хранение, комплектование, учет и использование архивных документов;
архивный документ – материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости для граждан, общества и государства;
архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой;
Архивный фонд Республики Южная Осетия – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко – культурного наследия народа Республики Южная Осетия, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению;
аудиовизуальный документ – документ, содержащий изобразительную, звуковую и (или) текстовую информацию, воспроизведение которой требует применение соответствующего оборудования;
видеодокумент — аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий информацию, зафиксированную на нем посредством видеозвукозаписи;
владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивных документов и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;
временное хранение документов – хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;
временное хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия – хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном настоящими Правилами;
Государственный архив – республиканское государственное учреждение, создаваемое Правительством Республики Южная Осетия, которое осуществляет хранение, комплектование, учет и использование документов Архивного фонда Республики Южная Осетия, а также других архивных документов;
депозитарное хранение – передача архивных документов негосударственных организаций или физических лиц на государственное хранение с сохранением права собственности у организации или физического лица;
документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем;
кинодокумент – документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную кинематографическими средствами;
опись дел – архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел;
постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия – хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия без определения срока (бессрочное);
упорядочение архивных документов – комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с действующими правилами;
фонодокумент – аудиовизуальный документ на ленточном или дисковом носителе, содержащий звуковую информацию;
фотодокумент – документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотоспособом;
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия.
2. Состав Архивного фонда Республики Южная Осетия
2.1. В состав Архивного фонда Республики Южная Осетия входят находящиеся на территории Республики Южная Осетия архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских работ, техническая, градостроительная документация, кино, фото, видео – и фонодокументы, а также архивные документы, государственных организаций Республики Южная Осетия, находящихся в иностранных государствах.
2.2. Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия на основании экспертизы ценности документов, их изучения на основе критериев важности содержащейся в них информации с целью определения сроков хранения документов и их отборы на постоянное (бессрочное) хранение.
2.3. Решение научно- методических вопросов, связанных с экспертизой ценности документов и включением их в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия, осуществляется экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) ГАУ Республики Южная Осетия.
2.4. Решения о включении в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия конкретных документов принимаются ЭПК ГАУ Республики Южная Осетия, а также экспертной фондово-закупочной комиссией Государственных и муниципальных музеев и библиотеки ЭК Юго-Осетинского института гуманитарных исследований имени З.Н.Ванеева, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия, а также временное хранение других архивных документов.
2.5. При проведении экспертизы ценности документов и определении сроков их хранения экспертная комиссия руководствуется перечнями типовых архивных документов, с указанием сроков хранения действующими на территории Республики Южная Осетия по аналогии.
2.6. Полномочия и порядок деятельности экспертных комиссии учреждений и организаций определяется положениями о них, разрабатываемыми на основе примерного положения, утвержденного ГАУ Республики Южная Осетия (приложение №1).
3. Правовое положение архивных документов
3.1. Правовые нормы взаимоотношений Архивной службы Республики Южная Осетия в работе по отбору документов учреждений и организаций на государственное хранение определяются в зависимости от форм собственности источников комплектования.
3.2. Законодательство Республики Южная Осетия разграничивает Архивный фонд Республики Южная Осетия на государственную и негосударственную части. Государственную часть составляют документы организаций и учреждений государственной и муниципальной собственности.
К негосударственной части относятся архивные документы и фонды, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций или в частной собственности.
3.3. Архивные документы, находящиеся в государственной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению, если иное не предусмотрено республиканскими законами.
3.4. В случае приватизации государственных предприятий, образовавшиеся в процессе их деятельности архивные документы, в том числе документы по личному составу, остаются в собственности Республики Южная Осетия.
3.5. Документы Архивного фонда Республики Южная Осетия, находящиеся в государственной собственности, хранятся:
постоянно – в ЦГА Республики Южная Осетия;
временно – в государственных органах, государственных организациях, создаваемых ими архивах в течение установленных сроков.
3.6. Документы Архивного фонда Республики Южная Осетия, находящиеся в частной собственности, могут храниться их собственниками или владельцами самостоятельно или могут быть переданы по договору в ЦГА, Государственные музеи и библиотеки Республики Южная Осетия или Юго – Осетинскому научно-исследовательскому институту имени З.Н.Ванеева.
При этом условия хранения этих документов определяются их собственниками или владельцами с соблюдением норм законодательства об архивном деле.
3.7. Государственным органам, государственным организациям и учреждениям запрещается передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы Архивного фонда Республики Южная Осетия в Государственные музеи, библиотеки, НИИ и негосударственные организации.
3.8. Государственные органы, организации, учреждения и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обязаны обеспечивать сохранность архивных документов по личному составу, в течении сроков их хранения, установленных законодательствами Республики Южная Осетия.
4. Источники комплектования ЦГА РЮО и районных архивов
4.1. Источниками комплектования ЦГА Республики Южная Осетия и районных архивов являются государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Южная Осетия и другие архивные документы, подлежащие приему на государственное хранение.
4.2. Определение состава учреждений, организаций и предприятий, создающих ценные документы и отнесение их к числу источников комплектования государственных архивов осуществляет ГАУ Республики Южная Осетия. Составление и ведение списков таких организаций служит организационной и методической основой всего процесса отбора документов в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия.
4.3. В списки источников комплектования архивов включается:
— государственные органы, учреждения и организации, в деятельности которых образуются документы, относящиеся к государственной части Архивного фонда Республики Южная Осетия;
— бывшие государственные организации, временно хранящие архивные документы, образовавшиеся в их деятельности до изменения формы собственности и относящиеся к государственной части Архивного фонда Республики Южная Осетия;
— негосударственные организации, общественные и политические движения и партии, физические лица, документы которых в установленном порядке отнесены к негосударственной части Архивного фонда Республики Южная Осетия и заключившие с государственным архивом договор о передаче своих документов на постоянное хранение.
4.4. Все организации, изменившие форму собственности, но временно хранящие документы, отнесенные к государственной части Архивного фонда Республики Южная Осетия, включаются в состав списка без договора (соглашения).
4.5. Списки учреждений и организаций – источников комплектования рассматриваются и утверждаются ЭПК ГАУ Республики Южная Осетия. По мере необходимости они уточняются и переутверждаются, основанием для чего является: создание, реорганизация, ликвидация государственных органов и организаций, органов местного самоуправления; отказ негосударственных организаций и граждан от сотрудничества с ЦГА Республики Южная Осетия (расторжение договора).
4.6. ЦГА Республики Южная Осетия и районные архивы в пределах предоставленных им полномочий в целях формирования и обеспечения сохранности архивных документов Архивного фонда Республики Южная Осетия, находящихся на временном хранении осуществляют взаимодействие с источниками комплектования, оказывает им методическую и практическую помощь в организации документов в делопроизводстве, отборе документов в состав Архивного фонда РЮО и подготовке их к передаче на постоянное хранение в Центральный государственный архив.
4.7. ГАУ Республики Южная Осетия ведет наблюдательное дело на каждый государственный орган, орган местного самоуправления и организацию – источник комплектования ЦГА Республики Южная Осетия и районных архивов, в которые включаются документы, характеризующие его правовой статус и деятельность, а также работу архива и организацию документов в делопроизводстве.
5. Сроки временного хранения документов Архивного фонда Республики Южная Осетия в ведомственных архивах
Законодательством Республики Южная Осетия установлены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Республики Южная Осетия до их поступления в ЦГА Республики Южная Осетия и районные архивы:
5.1. для документов органов государственной власти и иных государственных организаций Республики Южная Осетия – 10 лет;
5.2. для документов органов местного самоуправления, учреждений, организаций и предприятий городского и районного подчинения – 5 лет;
5.3.для отдельных видов архивных документов:
— записей актов гражданского состояния — 100 лет;
— записей нотариальных действий, и документов по приватизации жилищного фонда – 75 лет;
— похозяйственных книг – 75 лет;
— научной, технической и патентной документации – до минования надобности, но не свыше 20 лет;
— кино и фотодокументов – 5 лет;
— видео и фонодокументов – 3 года.
5.4. Сроки временного хранения документов в негосударственных организациях определяются в договоре между ГАУ Республики Южная Осетия и собственником или владельцем указанных документов.
5.5. В отдельных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда Республики Южная Осетия могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у государственного архива возможности для приема документов в сроки, установленные законодательством Республики Южная Осетия.
5.6. По просьбе источников комплектования и при наличии свободных площадей ЦГА и районные архивы могут осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда РЮО, а также временное хранение архивных документов на основе договора.
5.7. Досрочная передача документальных материалов на государственное хранение от ликвидированных учреждений производится в том случае, если учреждение (ведомство) ликвидировано полностью и имеется правительственное решение о передаче архивных материалов в государственный архив.
5.8. Досрочная передача документальных материалов Архивного фонда Республики Южная Осетия, и архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, а также оставление их в архиве учреждения (ведомства) на дополнительный срок производится по согласованию с ГАУ Республики Южная Осетия.
5.9. При реорганизации государственных и территориальных организаций путем разделения или выделения из их состава одной или нескольких организаций условия и место хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами, по согласованию с ГАУ Республики Южная Осетия.
5.10. При ликвидации государственных и территориальных организаций документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в ЦГА Республики Южная Осетия и районные архивы.
5.11. При реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяется учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.
5.12. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, архивные документы постоянного и временного сроков хранения передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) в упорядоченном состоянии на хранение в ЦГА и районные архивы Республики Южная Осетия на основании договора.
5.13. Документы по личному составу, т.е. документы, фиксирующие служебно-трудовые и другие социальные отношения конкретного учреждения (организации, предприятия) с определенным контингентом лиц, также подлежат передаче на государственное хранение.
5.14. Аудиовизуальные документы, отнесенные к составу Архивного фонда Республики Южная Осетия, независимо от происхождения, вида носителя, места хранения, формы собственности подлежат обязательному сохранению организациями или лицами – источниками комплектования и передаче в ЦГА в обработанном виде в установленные сроки.
5.15. Аудиовизуальные документы, отнесенные к составу Архивного фонда Республики Южная Осетия, подлежат временному хранению в организации или у лица – источника комплектования не более трех лет со времени создания, после чего должны поступать на хранение в ЦГА РЮО.
5.16. Аудиовизуальные документы, созданные или находящиеся у негосударственных организаций и физических лиц, после экспертизы их ценности ГАУ РЮО могут быть по договору переданы в ЦГА как на постоянное хранение (с переходом права собственности государству), так и на депозитарное хранение (с сохранением права собственности у организации или физического лица).
5.17. Документы могут быть переданы в ЦГА как на платной, так и на безвозмездной основе. При продаже аудиовизуальных документов негосударственной организацией или физическим лицом право первоочередной покупки принадлежит ГАУ РЮО.
5.18. При ликвидации государственной организации – источника комплектования архива аудиовизуальные документы постоянного срока хранения подлежат передаче в ЦГА РЮО.
5.19. При ликвидации негосударственной организации или смерти физического лица – источника комплектования архива аудиовизуальные документы постоянного срока хранения могут быть переданы в ЦГА Республики Южная Осетия на основании условий ранее заключенного договора. Договор о передаче документов может быть заключен также ликвидационной комиссией организации или наследниками физического лица.
5.20. В соответствии с действующим законодательством Республики Южная Осетия об обязательном экземпляре документов производители документов (редакции, издательства, СМИ и др.) независимо от организационно – правовой формы и формы собственности, осуществляющие подготовку, публикацию, тиражирование документов, должны передавать ЦГА Республики Южная Осетия обязательный бесплатный экземпляр для формирования библиотечно-информационного фонда документов Республики Южная Осетия.
6. Порядок передачи документов Архивного фонда Республики Южная Осетия на государственное хранение
6.1. Документы Архивного фонда Республики Южная Осетия, находящиеся в государственной собственности Республики Южная Осетия по истечении сроков их временного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, других организациях и учреждениях, передаются на постоянное хранение в соответствующие государственные архивы.
6.2. Документы от граждан поступают в архив и включаются в состав Архивного фонда Республики Южная Осетия по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.
6.3. Все органы государственной власти, организации и учреждения сдают архивные документы в ЦГА Республики Южная Осетия.
Организации и учреждения, предприятия Знаурского, Дзауского и Ленингорского районов сдают архивные документы в соответствующие районные архивы.
6.4. Документальные материалы учреждений и организаций вспомогательного и обслуживающего характера, в деятельности которых не создается документация, имеющая научное или народнохозяйственное значение (кроме материалов по личному составу) на государственное хранение не сдаются и подлежат хранению в архивах учреждений до минования в них практической надобности, после чего уничтожаются по акту в установленном порядке.
6.5. Прием документальных материалов на государственное хранение производится только после упорядочения их в соответствии с требованиями действующих норм и настоящих Правил: правильно сформированными в дела, прошитыми, пронумерованными, описанными на обложках, систематизированными и внесенными в опись. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой выполняются за счет средств учреждений и организаций, передающих документы.
6.6. Учреждения и организации для проведения работы по подготовке документов к передаче на постоянное хранение в государственный архив, могут пользоваться услугами специализированного отдела по упорядочению архивных документов ЦГА Республики Южная Осетия на договорных началах.
6.7. Документы Архивного фонда Республики Южная Осетия постоянного хранения принимаются в ЦГА и районные архивы Республики Южная Осетия по утвержденным ЭПК ГАУ Республики Южная Осетия описям; документы по личному составу – по согласованным с ЭПК ГАУ Республики Южная Осетия описям.
Прием документов оформляется актом приема – передачи архивных документов на государственное хранение (приложение №2)
6.8. Прием архивных документов на временное хранение производится по сдаточным описям и оформляется актом приема – передачи документов на хранение (приложение №2).
6.9. Прием документов личного происхождения в ЦГА Республики Южная Осетия и районные архивы, в архив Юго-Осетинского института гуманитарных исследований имени З.Н. Ванеева, в Государственные музеи и библиотеки Республики Южная Осетия осуществляется на основании решения их ЭПК, ЭК или фондово – закупочной комиссии и оформляется соответствующим актом (приложение №3).
7. Подготовка дел для передачи на государственное хранение
7.1. Оформление дел
7.1.1. Оформление дел проводится работниками службы делопроизводства организации и структурных подразделений, в ведении которых находилось заведение и формирование дел, или на договорных началах отделом по упорядочению архивов учреждений ЦГА Республики Южная Осетия.
7.1.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
7.1.3. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела (приложение №4 ); составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (приложение №5 ); внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.)
7.1.4. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводится пересистематизация документов в деле, листы дела не нумеруются, заверительные надписи не составляются.
7.1.5. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
7.1.6. Дела постоянного хранения, состоящие из документов особой научно-исторической , художественной и иной ценности или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
7.1.7. При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.
7.1.8. В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях – бланки форм для внутренней описи документов дела.
7.1.9. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
7.1.10. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
7.1.11. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на обратной стороне в левом верхнем углу.
7.1.12. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
7.1.13. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, выписками, фотографиями и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
7.1.14. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
7.1.15. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.
7.1.16.В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новая заверительная надпись, при этом старая заверительная надпись зачеркивается, но сохраняется в деле.
7.1.17. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их ведомственным архивом к передаче на государственное хранение допускается употребление литерных номеров листов.
7.1.18. Для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется заверительная надпись дела.
7.1.19. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела, в книгах – на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках на отдельном чистом листе формата карточки. Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа – заверителя, он наклеивается за верхнюю часть на внутренней стороне обложки дела.
7.1.20. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи (при ее наличии).
7.1.21. В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
— наличие литерных номеров и пропущенных номеров;
— номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
— номера крупноформатных листов;
— номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
7.1.22. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.), составляется внутренняя опись документов дела.
7.1.23. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.
Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
7.1.24. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется следующим образом. На обложке дела указываются:
наименование организации и ее непосредственная подчиненность; наименование структурного подразделения; номер дела (тома, части) по описи дел; заголовок дел; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
7.1.25. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который они будут переданы. Архивный шифр на обложках дел постоянного хранения и по личному составу проставляется чернилами.
7.1.26. При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятое сокращенное наименование, то оно указывается в скобках после полного наименования.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течении периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение), на обложке подписывается новое наименование этой организации или организации – преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.
7.1.27. В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
7.1.28. В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
7.1.29. На обложке дела обязательно указывается дата дела – год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.
Если в дело включены документы, дата которых не совпадает с датой дела, то под датой с новой строчки делается об этом запись: «В деле имеются документы за …. год (ы)».
Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, т.к. их даты отражаются в заголовках дел.
7.1.30. Датой дел, содержащих распорядительную, творческую и иную документацию (доклады, письма, стенограммы и т.д.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
7.1.31. Если делом является книга приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записи в журнале.
7.1.32. Датой дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты составления первого и последнего протокола, составляющих дело.
7.1.33. Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
7.1.34. При обозначении даты документа сначала указывается число, затем месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.
Если дата документа или отдельные ее элементы определяются приблизительно, на основании анализа содержания документа, то пределы колебания оговариваются, а дата или отдельные ее элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные ее элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.
7.1.35. Обязательными реквизитами обложки дела является указание количества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»), который переносится на обложку дела из соответствующей статьи Перечня документов с указанием сроков их хранения.
7.2. Составление и оформление описей дел
7.2.1. На все дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные в соответствии с требованиями настоящих Правил, составляются описи дел.
7.2.2. Описи составляются отдельно на:
— дела постоянного хранения(приложение №6);
— дела временного (свыше 10 лет) хранения;
— дела по личному составу и иные однотипные дела (приложение № 7);
— на дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации, документов (рационализаторские предложения, судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.);
— служебные ведомственные издания.
Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной (валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.2.3. Описательная статья описи дел включает в себя следующие элементы:
— порядковый номер дела (тома, части) по описи;
— индекс дела (тома, части);
— заголовок дела (тома, части), полностью соответствующий его заголовку на обложке дела;
— дата дела (тома, части);
— количество листов в деле (томе, части);
— срок хранения дела (для дел временного хранения).
7.2.4. При составлении описи дел необходимо соблюдать следующие требования:
— каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером;
— как правило, систематизация дел в описи соответствует их систематизации в номенклатуре дел организации;
— графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
— при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
— графа описи «Примечание» используется для отметок об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и т.п.
7.2.5. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).
7.2.6. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, утверждается руководителем организации.
7.3. Передача дел в государственный архив
7.3.1. В государственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям и оформляется актом, который составляется в двух экземплярах.
Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются сдатчику документов.
7.3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся централизованно службой делопроизводства организации или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Приложение №1 к п. 2.6
УТВЕРЖДАЮ
(руководитель организации)
Подпись Расшифровка
Дата Подписи
Положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия
1. Общие положения
1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке на государственное хранение документов Архивного фонда Республики Южная Осетия, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую, организации, предприятия.
1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом при руководителе учреждения.
Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руководителем учреждения.
1.3. В своей работе ЭК учреждения руководствуются действующим в Республике Южная Осетия законодательством по архивному делу, нормативно-методическими документами Главного архивного управления Республики Южная Осетия, указаниями вышестоящих организаций, руководства, а также настоящим Положением.
1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей руководителя учреждения; ее секретарем, как правило, является заведующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив учреждения.
Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы, представителя Главного архивного управления Республики Южная Осетия.
В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться представителя любых сторонних организаций.
1.5. Положение об ЭК вводится приказом руководителя учреждения.
2. Основные задачи ЭК
Основными задачами ЭК являются:
2.1. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.
3. Основные функции ЭК
В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет следующие функции:
3.1. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному хранению, по разработке номенклатуры дел.
3.2. Рассматривает, принимает решения об одобрении и представляет:
на утверждение ЭПК Главного архивного управления Республики Южная Осетия, руководителя своего учреждения:
— описи дел постоянного хранения управленческой и специальной документации;
— описи дел по личному составу;
— акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения;
— сводную номенклатуру дел учреждения.
3.3. Совместно со службами делопроизводства и кадров проводит для сотрудников учреждения консультации по вопросам работы с документами, участвует в проведении мероприятий по повышению их деловой квалификации.
4. Права ЭК
Экспертная комиссия имеет право:
4.1. В пределах своей компетенции давать рекомендации структурным подразделениям и отдельным сотрудникам учреждения по вопросам разработки номенклатуры дел и формирования дел в делопроизводстве, экспертизы ценности документов, розыска недостающих дел постоянного срока хранения и дел по личному составу, упорядочения и оформления документов.
4.2. Заслушивать на своих заседаниях руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, об условиях хранения и обеспечения сохранности документов Архивного фонда Республики Южная Осетия, о причинах утраты документов.
4.3. Приглашать на заседания комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов структурных подразделений, представителей Главного архивного управления Республики Южная Осетия.
5. Организация работы ЭК
5.1. Экспертная комиссия учреждения работает в тесном контакте с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Главного архивного управления Республики Южная Осетия, получает от нее соответствующие организационно-методические указания.
5.2. Вопросы, относящиеся к компетенции ЭК, рассматриваются на ее заседаниях, которые проводятся по мере необходимости. Все заседания комиссии протоколируются.
5.3. Заседание ЭК и принятые на нем решения считаются правомочными, если в голосовании приняли участие не менее половины присутствующих на заседании членов ЭК. Право решающего голоса имеют только члены ЭК. Приглашенные консультанты и эксперты имеют право совещательного голоса, в голосовании не участвуют.
Решение принимается простым большинством голосов присутствующих на заседании членов ЭК. При разделении голосов поровну решение принимает председатель ЭК и руководство учреждения (в необходимых случаях по согласованию с Главным архивным управлением Республики Южная Осетия).
5.4. Ведение делопроизводства ЭК, хранение и использование ее документов, ответственность за их сохранность, а также контроль над исполнением принятых ЭК решений возлагаются на секретаря комиссии.
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА к «Правилам отбора, подготовки и передачи документов Архивного фонда Республики Южная Осетия на государственное хранение»
Настоящие Правила устанавливают источники и порядок комплектования Центрального государственного архива Республики Южная Осетия и архивных отделов администраций районов Республики документами Архивного фонда РЮО и требования к подготовке документов для передачи их на государственное хранение.
Действие настоящих Правил распространяется на государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и территориальные организации, учреждения, предприятия, общественные объединения и другие негосударственные организации, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Республики Южная Осетия.
Настоящее Положение разработано в соответствии с Законом Республики Южная Осетия «Об архивном деле в Республике Южная Осетия» от 21 апреля 2007 года; Законом Республики Южная Осетия «О средствах массовой информации» от 3 ноября 1993 года; Положением о Главном архивном управлении Республики Южная Осетия» (далее — ГАУ РЮО) от 29 января 2009 года и «Положением о Центральном государственном архиве Республики Южная Осетия» от 29 марта 2011 года.
На территории Республики Южная Осетия насчитывается около 125 организаций источников комплектования Центрального государственного архива РЮО относящихся к списку № 1 и 84 архивообразующих организаций по списку № 2. Вся документация, образующаяся в этих и других организациях должна поступать на постоянное хранение в Центральный государственный архив РЮО по утвержденным экспертно-проверочной комиссией ГАУ РЮО описям.
Однако руководители отдельных ведомств и организаций не только не приводят свой архив в надлежащее состояние для сдачи на постоянное хранение, но сдают иногда не в полном комплекте, а в некоторых организациях архивы вообще теряются. Поэтому настоящие правила пойдут на пользу всем архивообразующим организациям и учреждениям.
↑ Наверх
