Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в органах исполнительной власти
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (далее документами), содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в органах исполнительной власти, а также на подведомственных предприятиях, учреждениях и организациях (далее — организациях).
Положение не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространения которой, диктуются служебной необходимостью.
3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:
1) акты законодательства, устанавливающие правовой статус государственных органов, организаций, общественных объединений, а также права, свободы граждан, порядок их реализации;
2) сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, гидрогеологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасного существования населенных пунктов, граждан и населения в целом, а также производственных объектов;
3) описание структуры органа исполнительной власти, его функций, направлений и форм деятельности, а также его адрес;
4) порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц;
5) решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке;
6) сведения об исполнении бюджета и использования других государственных ресурсов, о состоянии экономики и потребностей населения;
7) документы, накапливаемые в открытых фондах библиотек и архивов, информационных системах организаций, необходимые для реализации прав и обязанностей граждан.
4. На документах (в необходимых случаях на проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».
5. Руководитель органа исполнительной власти в пределах своей компетенции определяет:
1) категории должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения;
2) порядок передачи служебной информации ограниченного распространения другим органам и организациям;
3) порядок снятия пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения;
4) организация защиты служебной информации ограниченного распространения.
6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 3 настоящего Положения.
7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).
8. 3а разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушения порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, государственный служащий (работник организации) может быть привлечен к дисциплинарной или иной ответственности предусмотренной действующим в Республике Южная Осетия законодательством.
9. В случае ликвидации органа исполнительной власти, организации решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.
II. Порядок обращения с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения
10. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
11. Документы с пометкой «Для служебного пользования»:
1) составляются в специальных и рабочих тетрадях, блокнотах или создаются с использованием средств вычислительной техники (далее — СВТ) на машинных носителях информации (далее — МНИ), которые предварительно регистрируются в секретариате органа исполнительной власти, организации. Проекты (под проектом документа в настоящем Положении понимается информация, изложенная на машинном или бумажном носителе, которая оформлена в установленном порядке, но не имеет реквизитов «подпись должностного лица» и «дата документа») и (черновики) документов могут составляться сотрудниками от руки или с использованием СВТ или машинописной техники;
2) печатаются в машинописном бюро, секретариатах или работниками в служебных помещениях (кабинетах) с использованием СВТ или машинописной техники. На обороте последнего листа каждого экземпляра указываются количество отпечатанных экземпляров, фамилия и инициалы исполнителя документа и сотрудника, отпечатавшего документ, носитель информации, с которого печатался документ (номер тетради, блокнота, МНИ), дата печатания. Отпечатанные документы после их подписания передаются сотруднику секретариата, осуществляющему их регистрацию. Черновики и варианты уничтожаются исполнителем;
3) регистрируются в день их поступления (получения), а исходящие и внутренние документы – после их подписания (утверждения) секретариатом. К регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП». Регистрация таких документов, как правило, осуществляется отдельно от несекретных документов. При незначительном объеме разрешается вести их учет совместно с другими несекретными документами;
4) выдаются сотрудникам подразделений и передаются между сотрудниками строго под расписку в соответствующих формах учета;
5) передаются на размножение (тиражирование) только зарегистрированные и оформленные в установленном порядке с письменного разрешения соответствующего должностного лица. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
6) отправляются и доставляются сторонним организациям заказными или ценными почтовыми отправлениями посредством почтовой связи. Пересылаются в пакетах, конвертах из плотной светонепроницаемой бумаги или специальных мешках, предназначенные на пересылки документов (почтовой корреспонденции);
7) хранятся в надежно запираемых и опечатываемых сейфах (хранилищах, металлических шкафах), размещаемых в служебных кабинетах работников.
12. При необходимости направления документов с пометкой «Для служебного пользования» в несколько адресов составляется список рассылки (расчет рассылки), в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Список рассылки (расчет рассылки) подписывается начальником подразделения, готовившего документ, либо лицом его замещающим.
13. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются (подшиваются) в дела в соответствии с номенклатурой. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования».
14. Документальные материалы с истекшими сроками хранения, утратившие практическое значение и не имеющие исторической и иной ценности, подлежат уничтожению. Законченные производством дела, журналы и картотеки, не подлежащие сдаче в архив, уничтожаются по акту после получения заключения экспертной комиссии (далее — ЭК) организации и разрешения соответствующего руководителя, начальника, назначившего ЭК.
Отдельные документы, проекты документов, брак, образовавшийся при размножении документов на копировально-множительных аппаратах уничтожаются без оформления акта. Уничтожение и отметка об этом в соответствующих формах учета производятся двумя работниками (исполнителем и работником, ответственным за ведение формы учета). В отметке указываются дата уничтожения, при необходимости количество экземпляров и их номера. Отметка заверяется подписями работников, осуществивших уничтожение.
15. Передача документальных материалов с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому, а также их вынос за пределы территории организации осуществляются с разрешения соответствующего руководителя, начальника.
16. При смене работника, ответственного за учет документальных материалов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, приказом руководителя, начальника организации назначается комиссия и проводится проверка наличия документальных материалов, числящихся на учете. По результатам проверки составляется акт, который докладывается руководителю, начальнику организации и прилагается к акту приема-сдачи дел.
17. Проверка наличия документальных материалов с пометкой «Для служебного пользования» в подразделениях проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя, начальника организации.
В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документальных материалов с пометкой «Для служебного пользования» проверка их наличия проводится один раз в пять лет.
Результаты проверки оформляются актом.
18. О фактах утраты документальных материалов с пометкой «Для служебного пользования» либо разглашения этой информации ставится в известность руководитель, начальник организации и назначается комиссия для проведения разбирательства обстоятельств утраты или разглашения.
Результаты разбирательства докладываются руководителю, начальнику, назначавшему комиссию.
Списание с учета утраченных документальных материалов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляется на основании утвержденного заключения о результатах проверки по фактам их утраты. Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.
